PDF ist keine erkennbare ZUGFeRD-Rechnung (ZUGFERD-ANHANG-NAME)
Erklärt hier ebenfalls: ZUGFERD-XMP · ZUGFERD-PDFA
Diese drei Befunde sagen nichts über den Inhalt der Rechnung aus, sondern über ihre Verpackung. Die Rechnungsdaten können vollständig korrekt nach EN 16931 sein — das Urteil oben bezieht sich auf sie. Trotzdem erkennen Empfangssysteme das PDF nicht als E-Rechnung und verarbeiten es nicht automatisch.
Was bedeutet dieser Fehler?
Regeltext der Prüf-Engine
Potentially incorrectly named XML file attachments detected · XMP Metadata: DocumentType not found · XMP Metadata: DocumentFileName contains invalid value
Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein PDF mit drei zusammengehörenden Merkmalen: Die Rechnungs-XML hängt unter einem festgelegten Dateinamen darin, die PDF-Metadaten (XMP) weisen das Dokument als ZUGFeRD aus, und das PDF liegt im Archivformat PDF/A-3 vor. Stimmt eines davon nicht, findet ein Empfänger die Rechnungsdaten nicht — er sieht ein gewöhnliches PDF mit einem Anhang.
ZUGFERD-ANHANG-NAME: Der XML-Anhang muss einen der Namen tragen, die ZUGFeRD und Factur-X dafür vorsehen — factur-x.xml (ZUGFeRD ab 2.1 und Factur-X, heute der Regelfall), xrechnung.xml (ab ZUGFeRD 2.1.1, für das XRechnung-Profil), zugferd-invoice.xml (ZUGFeRD 2.0, seit 2.1 veraltet) oder ZUGFeRD-invoice.xml (ZUGFeRD 1.0). Ein PDF kann mehrere Anhänge tragen; der Name ist die Stelle, an der jedes Empfangssystem sucht. Heißt er anders — meist nach der Rechnungsnummer —, wird die Rechnung nicht gefunden.
ZUGFERD-XMP: In den XMP-Metadaten stehen vier Angaben, an denen ein Empfänger die E-Rechnung erkennt: DocumentType (INVOICE), DocumentFileName (der Name des XML-Anhangs), Version und ConformanceLevel (das Profil, etwa EN 16931). Fehlen sie, startet die automatische Verarbeitung gar nicht erst.
ZUGFERD-PDFA: ZUGFeRD setzt PDF/A-3 voraus, das Archivformat mit eingebetteten Schriften und ohne externe Verweise. Wir führen diesen Punkt bewusst als Hinweis und nicht als Fehler — gängige Buchhaltungssoftware erzeugt regelmäßig PDFs, die diese Prüfung nicht bestehen, ohne dass Versand oder Verbuchung darunter leiden. Für die revisionssichere Archivierung bleibt er relevant.
Alle drei sind nur beim Rechnungssteller zu beheben, in dessen Software oder ZUGFeRD-Modul. Wer eine solche Rechnung empfängt, kann sie nicht reparieren — die Datei ist so erzeugt worden.
Häufige Ursachen
- Die Rechnungssoftware erzeugt ein normales PDF und hängt die XML anschließend an, statt das PDF mit einer ZUGFeRD-fähigen Bibliothek zu erzeugen. Das ist der mit Abstand häufigste Fall und erklärt alle drei Befunde auf einmal.
- Der Anhang wird nach der Rechnungsnummer benannt (RE-197700.xml), weil das im Dateisystem übersichtlicher aussieht. Für den Standard ist der Name aber keine Beschriftung, sondern die Kennung.
- Ein Zwischenschritt hat das PDF neu geschrieben — Zusammenfügen mehrerer Dokumente, ein Stempel- oder Archivierungswerkzeug, ein Mailgateway. Dabei gehen XMP-Metadaten und PDF/A-Konformität verloren, der Anhang bleibt erhalten.
- Das ZUGFeRD-Modul ist in der Software vorhanden, aber nicht aktiviert — dann entsteht ein PDF ohne die Kennzeichnung.
- Das PDF stammt aus einem Vorlagen- oder Seriendruck, der PDF/A-3 nicht unterstützt.
So behebst du den Fehler
Schritt 1: Prüfen, ob die Rechnung inhaltlich in Ordnung ist
Steht oben VALIDE, sind die Rechnungsdaten nach EN 16931 korrekt. Wir lesen die XML auch dann aus, wenn der Anhang falsch heißt, und prüfen sie. Nur die Verpackung ist zu korrigieren — nicht die Rechnung.
Schritt 2: In der Rechnungssoftware den ZUGFeRD-Export verwenden
Nicht „PDF erzeugen und XML anhängen", sondern den ausdrücklichen ZUGFeRD- oder Factur-X-Export. Er setzt Anhang-Namen, XMP-Metadaten und PDF/A-3 in einem Durchgang richtig. In vielen Programmen ist das eine eigene Schaltfläche oder eine Einstellung im Rechnungsausgang.
Schritt 3: Beim Softwarehaus nach dem ZUGFeRD-Modul fragen
Gibt es keinen solchen Export, fehlt das Modul oder es ist nicht freigeschaltet. Das ist eine Frage an den Hersteller, keine Einstellung, die sich umgehen ließe.
Schritt 4: Nachgelagerte Schritte im Versandweg prüfen
Wird das PDF nach dem Export noch einmal angefasst — Zusammenfügen, Stempeln, Archivieren, ein Mailgateway —, kann es dabei seine Kennzeichnung verlieren. Ein Test: dieselbe Datei einmal direkt aus der Software und einmal nach dem Versandweg hier hochladen und die Befunde vergleichen.
Schritt 5: Als Empfänger: den Rechnungssteller informieren
Die Datei lässt sich auf der Empfangsseite nicht in Ordnung bringen. Der Hinweis an den Absender ist der einzige Weg — und in seinem Interesse, denn dasselbe PDF scheitert bei jedem anderen Empfänger genauso.
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