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E-Rechnungspflicht 2027/2028: Checkliste für Unternehmen
Empfangen seit 2025, ausstellen ab 2027 oder 2028: Zeitplan, Ausnahmen, Formate und eine Checkliste zur E-Rechnungspflicht. Stand: Oktober 2026.
Stand: Oktober 2026. Dieser Text gibt den Stand der Regeln wieder. Er ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.
Das Wichtigste in Kürze
- Empfangen: Seit 01.01.2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach genügt.
- Ausstellen: Ab 01.01.2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen. Alle übrigen müssen es ab 01.01.2028.
- Format: XRechnung oder ZUGFeRD/Factur-X ab Profil BASIC. MINIMUM und BASIC WL sind keine E-Rechnungen.
- Peppol ist in Deutschland nicht vorgeschrieben.
Zeitplan
| Zeitraum | Was gilt |
|---|---|
| Seit 01.01.2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach genügt. |
| Bis 31.12.2026 | Übergangszeit beim Ausstellen: Papier und, mit Zustimmung des Empfängers, andere elektronische Formate (zum Beispiel ein einfaches PDF) sind weiter zulässig. |
| Ab 01.01.2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen. Die übrigen dürfen die Übergangsregel bis 31.12.2027 nutzen. Rechnungen per EDI sind mit Zustimmung des Empfängers für alle noch bis Ende 2027 zulässig. |
| Ab 01.01.2028 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen ausstellen. |
Öffentliche Auftraggeber verlangen schon länger strukturierte E-Rechnungen, meist eine XRechnung mit Leitweg-ID. Beim Bund gilt das seit 27.11.2020.
Wer ist ausgenommen?
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und Fahrausweise müssen keine E-Rechnung sein.
- Kleinunternehmer (§ 19 UStG) müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können.
- Privatkunden (B2C) und Empfänger im Ausland sind nicht betroffen. Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland.
Welche Formate zählen?
- XRechnung ist reines XML, in den Syntaxen UBL oder CII.
- ZUGFeRD/Factur-X ist ein PDF mit eingebettetem XML. Es zählt ab Profil BASIC, also BASIC, EN 16931, EXTENDED und XRECHNUNG. MINIMUM und BASIC WL sind keine E-Rechnungen.
Die Unterschiede erklärt der Artikel ZUGFeRD vs. XRechnung. Beide Formate zum Ansehen und Ausprobieren findest du bei den XRechnung-Beispielen, jeweils mit dem Prüfbericht des KoSIT-Validators.
Checkliste: Empfangen (gilt schon)
- Rechnungseingang festlegen. Ein E-Mail-Postfach, das E-Rechnungen entgegennimmt, genügt. Ein Portal oder Peppol brauchst du dafür nicht.
- Dateien lesbar machen. Eine XRechnung ist eine XML-Datei ohne Layout. Mit Rechnung anzeigen wird daraus eine lesbare Ansicht mit Übersicht, Positionen, Informationen und Anhängen.
- Eingegangene Dateien prüfen. Im Validator siehst du, ob eine Datei die Regeln erfüllt. Der Prüfbericht nennt zu jedem Befund Regelkennung, Originalmeldung und Fundstelle.
- Aufbewahren. Rechnungen müssen seit 2025 acht Jahre aufbewahrt werden. Maßgeblich ist der strukturierte XML-Teil.
Checkliste: Ausstellen (ab 2027 oder 2028)
- Starttermin klären. Lag dein Vorjahresumsatz über 800.000 €, gilt die Pflicht ab 01.01.2027. Sonst darfst du die Übergangsregel bis 31.12.2027 nutzen, ab 01.01.2028 gilt die Pflicht für alle.
- Format wählen. XRechnung oder ZUGFeRD/Factur-X ab Profil BASIC. Öffentliche Auftraggeber verlangen meist XRechnung. Frag bei deinen Kunden nach, was sie erwarten.
- Software prüfen. Kann dein Programm XRechnung oder ZUGFeRD ausgeben? Ob der Export stimmt, prüfst du an einer eigenen Testrechnung.
- Stammdaten vervollständigen. Für eine XRechnung verlangt der KoSIT-Validator zusätzlich zu den üblichen Angaben eine Käuferreferenz (BT-10, bei öffentlichen Auftraggebern die Leitweg-ID), einen Ansprechpartner des Verkäufers mit Name, Telefon und E-Mail (BG-6) sowie die elektronische Adresse von Verkäufer und Käufer (BT-34, BT-49). Welche Felder Pflicht sind und welche Meldung bei fehlenden Angaben kommt, steht im Artikel XRechnung-XML erstellen.
- Testrechnung erzeugen und prüfen. Erzeuge eine Rechnung mit deiner Software und lade sie im Validator hoch. Bei Meldungen helfen die Lösungsseiten der Fehlerdatenbank.
- Ablauf festlegen. Lege fest, wer Rechnungen erstellt, wer sie prüft und wer sie versendet, und wo die XML-Dateien liegen.
Fahrplan bis 2028
| Wann | Aufgabe |
|---|---|
| Oktober bis Dezember 2026 | Rechnungseingang prüfen, Software und Stammdaten durchgehen, Testrechnungen erzeugen und prüfen |
| 01.01.2027 | Mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz: E-Rechnungen ausstellen |
| Während 2027 | Alle anderen: Übergangsregel bis 31.12.2027 nutzen oder früher umstellen |
| 01.01.2028 | E-Rechnungen ausstellen, für alle Unternehmen |
Häufige Fragen
Reicht ein PDF per E-Mail noch? Ein einfaches PDF zählt als „anderes elektronisches Format“. Es ist bis 31.12.2026 mit Zustimmung des Empfängers weiter zulässig. Unternehmen unterhalb der 800.000-€-Grenze dürfen die Übergangsregel noch bis 31.12.2027 nutzen.
Muss ich Peppol nutzen? Nein. Peppol ist in Deutschland nicht vorgeschrieben. Mehr dazu im Artikel Peppol-Anbindung für KMU.
Gilt die Pflicht für Kleinunternehmer? Beim Ausstellen nicht, beim Empfangen schon: Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen E-Rechnungen empfangen können.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren? Acht Jahre. Maßgeblich ist der strukturierte XML-Teil, bei ZUGFeRD also die eingebettete XML.
Wie sehe ich, ob meine E-Rechnung in Ordnung ist? Lade die Datei im Validator hoch. Die Prüfung dauert wenige Sekunden. Die Datei liegt nur während der Prüfung im Arbeitsspeicher und wird danach gelöscht.