ZUGFeRD oder XRechnung? Unterschiede erklärt

Stand: Oktober 2026.

Kurzer Überblick

XRechnung ist reines XML nach der europäischen Norm EN 16931, in den Syntaxen UBL oder CII. Öffentliche Auftraggeber verlangen schon länger strukturierte E-Rechnungen, meist eine XRechnung mit Leitweg-ID. Beim Bund gilt das seit 27.11.2020.
ZUGFeRD / Factur-X ist ein Hybridformat: ein PDF/A-3 mit eingebetteter XML. Das PDF kann jeder öffnen und drucken, die XML lässt sich automatisch verarbeiten. Ab ZUGFeRD 2.0 ist die XML im CII-Format.

Was für die E-Rechnungspflicht genügt

Für Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland zählen beide Formate: die XRechnung und ZUGFeRD/Factur-X ab Profil BASIC, also BASIC, EN 16931, EXTENDED und XRECHNUNG. Die Profile MINIMUM und BASIC WL sind keine E-Rechnungen. Seit 01.01.2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, ab 2027 oder 2028 müssen sie sie ausstellen. Die Fristen stehen in der Checkliste zur E-Rechnungspflicht 2027/2028.

Technische Unterschiede im Detail

Kriterium	XRechnung	ZUGFeRD / Factur-X
Aufbau	Reines XML, UBL oder CII	PDF/A-3 mit eingebettetem XML
Als E-Rechnung zählt	Ja	Ab Profil BASIC (BASIC, EN 16931, EXTENDED, XRECHNUNG); nicht MINIMUM und BASIC WL
Öffentliche Auftraggeber	Verlangen meist diese Form, mit Leitweg-ID in BT-10	Beim Auftraggeber nachfragen, ob er die Datei annimmt
Lesbarkeit	Nur mit einem Lesewerkzeug, etwa Rechnung anzeigen	Das PDF lässt sich öffnen und drucken
Dateigröße	Klein: im Beispiel 13 KB	Größer wegen des PDF-Anteils: im Beispiel 43 KB für dieselben Rechnungsdaten
Aufbewahrung	Acht Jahre, maßgeblich ist die XML	Acht Jahre, maßgeblich ist der XML-Teil in der PDF

Die Größen stammen aus unseren Beispieldateien: en16931-cii.xml hat rund 13 KB, zugferd-en16931.pdf mit derselben XML rund 43 KB. Dein Ergebnis hängt von Layout und Schriften ab.

Wann solltest du XRechnung einsetzen?

Du schreibst Rechnungen an öffentliche Auftraggeber und bekommst eine Leitweg-ID genannt.
Dein Kunde verlangt ausdrücklich eine XRechnung.
Deine Buchhaltung verarbeitet strukturierte XML-Daten schon ohne PDF-Schritt.
Du möchtest Rechnungen automatisiert im ERP weiterverarbeiten und brauchst keine gestaltete Ansicht.

Wann lohnt sich ZUGFeRD / Factur-X?

Du arbeitest mit B2B-Kunden, die weiterhin eine gestaltete PDF erwarten.
Dein Vertrieb verschickt Angebote, Lieferscheine und Rechnungen in einem Paket, und das PDF bleibt der gewohnte Blickfang.
Du möchtest Rechnungen als PDF ablegen und strukturierte Daten ohne Zusatzaufwand mitliefern.
Achte auf das Profil: Nur BASIC und höher zählt als E-Rechnung.

Beide Formate nutzen

Gibt deine Software beide Formate aus, kannst du je Kunde entscheiden, was du ausliefert.

Format je Kunde festlegen und in den Stammdaten hinterlegen, bei öffentlichen Auftraggebern samt Leitweg-ID.
Jeden Export prüfen. Der Validator prüft XRechnung-XML und ZUGFeRD-PDF. Bei einer PDF prüft der KoSIT-Validator die eingebettete XML, Mustang die PDF-Hülle und das PDF/A-Format.
Beispiele ansehen. Zu beiden Formaten gibt es geprüfte Dateien: XRechnung als UBL und CII, dazu eine ZUGFeRD-PDF im Profil EN 16931. Alle findest du bei den XRechnung-Beispielen, jeweils mit dem Prüfbericht des KoSIT-Validators.

Praxisempfehlungen

Öffentliche Auftraggeber: XRechnung mit Leitweg-ID, wenn der Auftraggeber nichts anderes vorgibt.
Unternehmen, die eine gestaltete PDF erwarten: ZUGFeRD mindestens im Profil BASIC.
Im Zweifel: Frage den Empfänger, welches Format er verarbeiten kann. Das spart Rückfragen und abgelehnte Rechnungen.
Vor dem ersten Versand: Prüfe eine Testrechnung im Validator. Bei Meldungen helfen die Lösungsseiten der Fehlerdatenbank.

Fazit

Beide Formate erfüllen die E-Rechnungspflicht, wenn das ZUGFeRD-Profil mindestens BASIC ist. Die Wahl hängt vom Empfänger ab: Öffentliche Auftraggeber verlangen meist die XRechnung, Geschäftskunden mit PDF-Gewohnheit kommen mit ZUGFeRD gut zurecht. Wie die XML einer XRechnung aufgebaut ist, zeigt der Artikel XRechnung-XML erstellen.