BT-31: USt-IdNr. des Verkäufers fehlt
Fehlt die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers, schlägt die Prüfung gleich an drei Stellen an. Das sieht nach einem großen Problem aus, ist aber ein einziges fehlendes Feld.
Was bedeutet dieser Fehler?
Regeltext der Prüf-Engine
BR-DE-16: Wenn in einer Rechnung die Steuercodes S, Z, E, AE, K, G, L oder M verwendet werden, muss mindestens eines der Elemente "Seller VAT identifier" (BT-31), "Seller tax registration identifier" (BT-32) oder "SELLER TAX REPRESENTATIVE PARTY" (BG-11) übermittelt werden.
Drei Regeln greifen gleichzeitig: BR-DE-16 verlangt bei den üblichen Steuercodes eine Steuerkennung, BR-S-02 fordert sie für regelbesteuerte Positionen, und BR-CO-26 verlangt überhaupt eine eindeutige Kennung des Verkäufers.
Keine der drei verlangt zwingend die USt-IdNr. Für BR-DE-16 und BR-S-02 genügt eine der Alternativen: USt-IdNr. (BT-31), Steuernummer (BT-32) oder ein Fiskalvertreter (BG-11).
BR-CO-26 ist die Ausnahme und der Grund für die meisten Rückfragen: Diese Regel akzeptiert die Steuernummer (BT-32) nicht. Sie verlangt die USt-IdNr. (BT-31), eine Verkäufer-Kennung (BT-29) oder die Registernummer (BT-30). Wer nur BT-32 einträgt, räumt zwei der drei Meldungen ab und behält BR-CO-26.
Kleinunternehmer nach § 19 UStG brauchen keine USt-IdNr. Dann gehören die Steuernummer nach BT-32 und zusätzlich eine Registernummer nach BT-30 in die Rechnung, dazu der Steuersatz auf 0 % und ein Befreiungsgrund. Erst beides zusammen läuft ohne Befund durch.
Betroffene Felder
- BT-31 — USt-IdNr. des Verkäufers cac:PartyTaxScheme/cbc:CompanyID mit TaxScheme/ID = VAT (UBL) · ram:SpecifiedTaxRegistration/ram:ID[@schemeID="VA"] (CII)
- BT-32 — Steuernummer des Verkäufers — die Alternative für Kleinunternehmer cac:PartyTaxScheme/cbc:CompanyID mit TaxScheme/ID = FC
- BT-30 — Handelsregisternummer, erfüllt zusätzlich BR-CO-26 cac:PartyLegalEntity/cbc:CompanyID
Beispiel
❌ FEHLERHAFT
<cac:Party>
<cac:PartyLegalEntity>
<cbc:RegistrationName>Muster GmbH</cbc:RegistrationName>
</cac:PartyLegalEntity>
<!-- keine PartyTaxScheme-Gruppe -->
</cac:Party> Keine Steuerkennung — BR-DE-16, BR-S-02 und BR-CO-26 melden gleichzeitig.
✓ KORREKT
<cac:PartyTaxScheme> <cbc:CompanyID>DE123456789</cbc:CompanyID> <cac:TaxScheme><cbc:ID>VAT</cbc:ID></cac:TaxScheme> </cac:PartyTaxScheme>
Die USt-IdNr. nach BT-31 räumt alle drei Meldungen ab. Die Steuernummer nach BT-32 allein reicht nicht — sie erfüllt BR-DE-16 und BR-S-02, aber nicht BR-CO-26.
Häufige Ursachen
- Die USt-IdNr. ist in den Stammdaten nicht hinterlegt.
- Kleinunternehmer haben keine USt-IdNr. und lassen das Feld ganz weg, statt die Steuernummer nach BT-32 zu setzen.
- Die Steuernummer steht im Feld für die USt-IdNr. — dann greift zusätzlich BR-CO-09 wegen des fehlenden Länderpräfixes.
- Die Nummer steht nur im Rechnungslayout, nicht in den strukturierten Daten.
So behebst du den Fehler
Schritt 1: Prüfen, welche Nummer du hast
Die USt-IdNr. beginnt mit dem Länderkürzel (DE + 9 Ziffern, AT + U + 8 Zeichen). Die Steuernummer hat das Format des Finanzamts, etwa 12/345/67890 — sie ist keine USt-IdNr.
Schritt 2: Ins richtige Feld eintragen
USt-IdNr. nach BT-31 mit dem Steuerschema VAT, Steuernummer nach BT-32 mit dem Schema FC. Wer beides hat, gibt beides an.
Schritt 3: Als Kleinunternehmer zusätzlich BT-30 setzen
Die Steuernummer nach BT-32 allein lässt BR-CO-26 stehen — diese Regel kennt BT-32 nicht. Ergänze eine Registernummer nach BT-30 (Handelsregister, oder ersatzweise die Steuernummer noch einmal als PartyLegalEntity/CompanyID). In UBL ist das cac:PartyLegalEntity/cbc:CompanyID, in CII ram:SpecifiedLegalOrganization/ram:ID.
Schritt 4: Als Kleinunternehmer den Befreiungsgrund setzen
Bei § 19 UStG gehört zusätzlich der Steuersatz auf 0 % und der Steuerkategorie-Code auf E mit einem Befreiungsgrund. Ohne den Grund folgt die nächste Meldung.
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