Peppol Anbindung für KMU – Schritt für Schritt

Stand: Oktober 2026.

Was Peppol ist und was nicht

Peppol ist ein Netzwerk, über das Unternehmen und Behörden elektronische Rechnungen austauschen. Es arbeitet nach einem Vier-Ecken-Modell: Du schickst die Rechnung über deinen Access Point an den Access Point des Empfängers, und der liefert sie an den Empfänger aus.

Peppol ist in Deutschland nicht vorgeschrieben. Für die E-Rechnungspflicht zwischen Unternehmen genügt eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Datei. Empfangen kannst du mit einem E-Mail-Postfach. Die Fristen stehen in der Checkliste zur E-Rechnungspflicht 2027/2028.

Peppol kann trotzdem sinnvoll sein, zum Beispiel wenn ein Kunde Rechnungen über das Netzwerk erwartet. Ob ein Empfänger Peppol nutzt, steht in seinen Vorgaben oder in der Ausschreibung. Öffentliche Auftraggeber verlangen schon länger strukturierte E-Rechnungen, meist eine XRechnung mit Leitweg-ID. Beim Bund gilt das seit 27.11.2020. Wird eine Rechnung innerhalb Deutschlands per Peppol an einen öffentlichen Auftraggeber geschickt, muss es nach dem Leitfaden der KoSIT zu Teilnehmerkennungen (Englisch, Version 1.1 vom 02.01.2025) die XRechnung sein.

Voraussetzungen für KMU

• Eine Kennung für die Teilnehmerkennung: deine USt-IdNr. oder deine GLN (Global Location Number). Die KoSIT empfiehlt Unternehmen, die USt-IdNr. zu verwenden, sonst die GLN.
• Einen Access Point, der den Versand und Empfang übernimmt.
• Ein Rechnungsprogramm, das die Rechnung als XRechnung erzeugt, oder einen Weg, die XML-Datei an den Access Point zu übergeben.
• Interne Abläufe für Prüfung, Freigabe und Archivierung.

Access Point auswählen

1. Anforderungen festlegen: Wie viele Rechnungen im Jahr? Nur Versand oder auch Empfang? Welche Schnittstelle passt zu deiner Software, welcher Support?
2. Im OpenPeppol-Verzeichnis nachsehen: OpenPeppol führt eine Liste der zertifizierten Service Provider. Sie zeigt je Anbieter, ob er als Access Point (AP) und als Service Metadata Publisher (SMP) zertifiziert ist. Das Land in der Liste ist der Sitz des Anbieters, nicht sein Einsatzgebiet. Anbieter können aus der Liste gestrichen werden, wenn sie gegen Auflagen verstoßen. Prüfe deshalb, ob dein Anbieter dort steht.
3. Angebote vergleichen: Grundgebühr, Preis je Dokument, Empfang inklusive oder extra, Vertragslaufzeit.
4. Datenschutz klären: Rechnungen enthalten Personendaten. Lass dir einen Auftragsverarbeitungsvertrag geben und frage nach dem Standort der Server.
5. Testzugang nutzen, bevor du dich bindest.

Teilnehmerkennung

Eine Teilnehmerkennung besteht aus einem vierstelligen Schemacode, einem Doppelpunkt und dem Wert. In Deutschland sind drei Schemata üblich:

DE123456789 ist ein Beispielwert. Setze deine eigene USt-IdNr. ein.

• Die Anmeldung als Empfänger übernimmt in der Regel dein Access-Point-Anbieter. Frage ihn nach dem Ablauf und danach, welche Angaben er braucht.
• Die Teilnehmerkennung ist nicht dasselbe wie die Leitweg-ID in BT-10. Öffentliche Auftraggeber haben beides. Die Teilnehmerkennung dient dem Netzwerk als Adresse, die Leitweg-ID steht in der Rechnung und dient dem Auftraggeber intern zum Weiterleiten. Du bekommst beide vom Käufer.
• Im Peppol Directory lässt sich nachsehen, ob die Angaben eines Empfängers aktuell sind.

Integration in dein Rechnungstool

1. Stammdaten pflegen: Teilnehmerkennung des Empfängers, Leitweg-ID bei öffentlichen Auftraggebern und Zahlungsinformationen einmal hinterlegen.
2. Übergabe klären: Frage deinen Anbieter, wie er die Datei annimmt, etwa über eine Schnittstelle deiner Software oder per Upload in seinem Portal.
3. Datei vor dem Versand prüfen: Lade die XML im Validator hoch. Die Peppol-Regeln stecken in der Prüfkonfiguration für XRechnung. Gemessen mit dem KoSIT-Validator: Fehlt der Geschäftsprozess (BT-23), meldet er PEPPOL-EN16931-R001, fehlen die elektronischen Adressen von Verkäufer und Käufer (BT-34, BT-49), meldet er PEPPOL-EN16931-R020 und -R010, jeweils als Fehler. Wie eine vollständige Datei aussieht, zeigen die XRechnung-Beispiele.
4. Rückmeldungen auswerten: Wie dein Anbieter Zustellbestätigungen und Fehler meldet, ist von Anbieter zu Anbieter verschieden. Lege fest, wer sie liest.

Test und Go-Live

• Testumgebung: Frage nach einer Möglichkeit, Rechnungen zunächst an Testteilnehmer zu schicken.
• Pilotkunde: Verschicke eine erste echte Rechnung an einen verlässlichen Partner und lass dir den Eingang bestätigen.
• Ausfallplan: Lege fest, wie du bei Störungen ausweichst, zum Beispiel mit einer XRechnung oder ZUGFeRD-Datei per E-Mail. Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können, ein E-Mail-Postfach genügt. Bei öffentlichen Auftraggebern frage vorher nach, welche Wege sie annehmen.

Kosten und Archivierung

• Die Preismodelle der Anbieter unterscheiden sich. Vergleiche Grundgebühr und Preis je Dokument und prüfe, ob eingehende Rechnungen inbegriffen sind.
• Archiviere die XML-Datei. Rechnungen müssen seit 2025 acht Jahre aufbewahrt werden, maßgeblich ist der strukturierte XML-Teil.

Fazit

Peppol ist ein möglicher Weg, kein Muss. Lohnt er sich für dich, brauchst du einen Access Point aus dem OpenPeppol-Verzeichnis, eine Teilnehmerkennung (meist die USt-IdNr.) und eine XRechnung, die den Prüfregeln entspricht. Prüfe jede Datei vor dem Versand und kläre vorher mit dem Empfänger, welchen Weg er erwartet.